Cantas veces saíches dunha reunión pensando… “¿para que serviu esta reunión?” ou “canto tempo perdido…”

A continuación dámosche unhas importantes recomendacións para que logres reunións eficaces:

• Elabora un esquema xeral da reunión onde incluirás os asuntos a formular, as áreas implicadas na análise e solución dos asuntos e o esbozo das solucións ideais que se deben lograr en función dos obxectivos globais da empresa.

• Determina os asuntos a tratar (deben ser o máis específicos posible) incluíndo a menor cantidade posible en cada reunión e encamiñados ao logro dos obxectivos da reunión.

• Os obxectivos deben ser específicos (sinalar unha meta clara e concreta), realistas, enmarcados dentro dos obxectivos globais da empresa e deben sinalar unicamente o “que”, evitando o “por que” e o ”como”.

• Deberás reunir dous tipos de información, a que se entregará aos/ás participantes e a que se utiliza como apoio ás intervencións (para evitar posibles interrupcións).

• Elixe o lugar da reunión, que debe ser acolledor e cómodo e coa menor cantidade posible de interrupcións e perturbacións externas (luces en movemento, etc.).

• A hora de inicio debe ser cómoda para os/as participantes e a duración non debe ser superior a hora e media (a partir dese tempo a produtividade diminúe).

• Debe rexistrarse o lugar, data, hora de inicio e peche, asuntos e participantes. A axenda debe ir acompañada da información que se lle facilita aos/ás participantes.

• A falta de puntualidade indica:
- que o/a convocante non valora o tempo dos/as demais,
- proxecta unha imaxe de desorganización e irresponsabilidade,
- crea un ambiente negativo e pouco propicio para a produtividade.

• A persoa que conduce a reunión debe preocuparse de que todos os/as presentes na reunión participen.

• Debe propiciarse a creatividade do grupo: formular e suxerir ideas, solicitar opinións e puntos de vista diferentes, …

• Coordina a reunión co obxectivo de que todas as intervencións se orienten cara o logro dun obxecto común e evita que as opinións expostas dexeneren en conflitos persoais.

• As intervencións deben de manterse dentro do ámbito dos obxectivos establecidos para a reunión, para o que se deben utilizar todos os medios ao teu alcance (incluída a autoridade se fose necesario).

• Leva un control da reunión, o que implica:
- control do horario,
- evitar críticas persoais,
- solucionar conflitos persoais que podan xurdir,
- seguimento e cumprimento estrito da axenda.

• Presta atención a cada un/unha dos participantes, preocupándote de que eles mesmos se dean conta:
- asentir coa cabeza,
- repetir os puntos centrais de cada intervención, …

• O ideal é plasmar por escrito os acordos aos que se teñan chegado por consenso, apenas estes se produzan.

• Se fose necesario, utiliza os elementos que permiten eliminar a lóxica tensión que se acumula en toda reunión.

• O peche debe realizarse:
- con puntualidade (á hora fixada),
- concluír cun resume dos acordos e decisións tomadas.

Xa sabedes… a aplicar as recomendacións!!

Saúdos,

Fátima